ANEXA NR

Anexa nr.2

REGULAMENT DE ORGANIZARE SI FUNCTIONARE

AL SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENTA A PERSOANELOR

CAPITOLUL I – DISPOZITII GENERALE

Art. 1	Serviciul Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor al Municipiului Ploiesti, denumit in continuare serviciu public, se organizeaza in subordinea Consiliului Local Ploiesti in temeiul Ordonantei de Guvern nr. 84/2001 privind infiintarea, organizarea si functionarea serviciilor publice comunitare de evidenta a persoanelor, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 372/2002 cu modificarile si completarile din Ordonanta de Urgenta a Guvernului nr. 50/2004 si Legea nr. 520/2004.
Art. 2	(1) Scopul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor al Municipiului Ploiesti este acela de a exercita competentele ce ii sunt date prin lege pentru punerea in aplicare a prevederilor actelor normative care reglementeaza activitatea de evidenta a persoanelor, precum si de eliberare a documentelor. (2) Activitatea Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor se desfasoara in interesul persoanei si al comunitatii, in sprijinul institutiilor statului, exclusiv pe baza si in executarea legii.
Art. 3	(1) In vederea indeplinirii atributiilor, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor este constituit potrivit prevederilor art. 4 alin. 1 din Ordonanta de Guvern nr. 84/2001, prin reorganizarea compartimentului de stare civila din aparatul propriu al Consiliului Local al Municipiului Ploiesti si a biroului de evidenta informatizata a persoanei din localitate, care a facut parte din structura de evidenta informatizata a persoanei a municipiului. (2) Serviciul Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor este organizat la nivel de serviciu public si are in componenta servicii si compartimente avand ca principale atributii: evidenta persoanelor si eliberarea cartilor de identitate si a celor de alegator, eliberarea pasapoartelor simple, permiselor de conducere si certificatelor de inmatriculare, inregistrarea actelor si eliberarea certificatelor de stare civila, informatica, analiza-sinteza, secretariat-arhiva si relatii cu publicul.
Art. 4	Seful Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor este numit sau eliberat din functie prin hotarare a consiliului local, in conditiile legii, cu avizul Inspectoratului National pentru Evidenta Persoanelor in conformitate cu prevederile art. 9, alin. 2 din metodologia aprobata prin Hotararea Guvernului nr. 2104/2004.
Art. 5	In indeplinirea prerogativelor cu care este investit, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor coopereaza cu celelalte structuri ale Consiliului local, ale Ministerului Administratiei si Internelor si colaboreaza, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor normative in vigoare, cu autoritatile publice, societati, agenti economici, precum si cu persoane fizice.

CAPITOLUL II – ORGANIZAREA SERVICIULUI PUBLIC

Art. 6	Serviciul Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor are atributii pe linie de: a) evidenta a persoanelor si eliberare a actelor de identitate; b) eliberare a pasapoartelor, a permiselor de conducere, a certificatelor de inmatriculare si a placilor cu numere de inmatriculare a vehiculelor; c) informatica; d) stare civila; e) analiza-sinteza, secretariat-arhiva si relatii publice;
Art. 7	Structura organizatorica are urmatoarea componenta: - Directorul executiv al serviciului public; - Serviciul Stare Civila; - Serviciul Evidenta Persoanelor; - Biroul Financiar – Contabil; - Compartimentul Juridic, Resurse Umane, Relatii cu Publicul; - Compartimentul Administrativ Intretinere;
Art. 8	(1) Serviciul Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor executa atributiile ce ii sunt conferite de lege pentru solutionarea cererilor cetatenilor care au domiciliul sau resedinta pe raza de competenta. (2) In vederea atingerii obiectivelor stabilite, activitatea serviciului are la baza relatii de autoritate (ierarhice, functionale), de cooperare, de coordonare si de control, potrivit atributiilor stabilite pentru fiecare structura componenta in parte.
Art. 9	Relatiile de autoritate ierarhice se stabilesc intre conducerea Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor si structurile subordonate acestuia in scopul mentinerii, pastrarii si perfectionarii starii de functionalitate a serviciului. Acelasi tip de relatii se stabilesc intre sefi si personalul subordonat acestora.
Art. 10	La nivelul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor, activitatea de control si coordonare este atributul conducerii si se realizeaza direct, ori prin intermediul directorului serviciului public si sefului de serviciu.
Art. 11	Serviciul Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor a municipiului Ploiesti primeste si solutioneaza cererile cetatenilor pe probleme specifice de evidenta a persoanelor din municipiul Ploiesti.

Serviciul Public are in principal urmatoarele atributii:

Art. 12

a) Intocmeste, pastreaza, tine evidenta si elibereaza certificatele de stare civila, cartile de identitate si cartile de alegator;

b) Inregistreaza actele si faptele de stare civila, precum si mentiunile si modificarile intervenite in statutul civil, in domiciliul si resedinta persoanei, in conditiile legii;

c) Intocmeste si pastreaza registrele de stare civila, in conditiile legii;

d) Intocmeste, completeaza, rectifica, anuleaza sau reconstituie actele de stare civila, precum si orice mentiuni facute pe actele de stare civila si pe actele de identitate, in conditiile legii;

e) Actualizeaza, utilizeaza si valorifica Registrul local de evidenta a persoanei, care contine datele de identificare si adresele cetatenilor care au domiciliul in raza de competenta teritoriala a serviciului public comunitar respectiv;

f) Furnizeaza in cadrul Sistemului National Informativ de Evidenta a Populatiei datele necesare pentru actualizarea Registrului Permanent de Evidenta Populatiei;

g) Furnizeaza in conditiile legii, la solicitarea autoritatilor si institutiilor publice centrale, judetene si locale, agentilor economici ori a cetatenilor, datele de identificare si de adresa ale persoanei;

h) Intocmeste listele electorale permanente, in colaborare cu structurile teritoriale ale Centrului National pentru Administrarea Bazelor de Date de Evidenta a Persoanelor;

i) Constata contraventiile si aplica sanctiuni, in conditiile legii;

j) Primeste cererile si documentele necesare in vederea eliberarii pasapoartelor simple, permiselor de conducere, certificatelor de inmatriculare a vehiculelor si le inainteaza serviciilor publice comunitare pentru eliberarea si evidenta pasapoartelor, respectiv serviciilor publice comunitare regim permise de conducere si inmatriculare a vehiculelor, prin intermediul serviciului public comunitar judetean de evidenta a persoanelor;

k) Primeste de la serviciile publice comunitare competente pasapoarte simple, permisele de conducere, certificatele de inmatriculare a vehiculelor si placile cu numere de inmatriculare a vehiculelor pe care le elibereaza solicitantilor.

l) Tine registrele de evidenta pentru fiecare categorie de documente eliberate;

m) Indeplineste si alte atributii stabilite prin reglementari legale.

DIRECTOR EXECUTIV

Art. 13

Conducerea Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor este asigurata de directorul serviciului public.

Art. 14

Directorul serviciului public reprezinta Serviciul Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor in relatiile cu directorii din celelalte structuri din cadrul primariei si ai serviciilor publice din subordinea Consiliului Local, cu comandantii (sefii) unitatilor din Ministerul Administratiei si Internelor, cu institutiile si organismele din afara sistemului Ministerului Administratiei si Internelor, potrivit competentelor legale.

Art. 15

(1)Directorul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor raspunde in fata Consiliului Local si a Primarului Municipiului Ploiesti de intreaga activitate pe care o desfasoara, potrivit prevederilor fisei postului.

(2) Personalul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor raspunde de intreaga activitate pe care o desfasoara, in fata directorului serviciului public.

Art. 16 (1) Directorul isi indeplineste atribuţiile în mod nemijlocit, este şef al întregului personal din subordine şi are următoarele atribuţii:

a) organizează, planifică şi conduce întreaga activitate al Serviciului Public Comunitar de Evidenta a Populatiei;

b) asigură cunoaşterea şi aplicarea întocmai, de către întregul personal, a prevederilor legale;

c) răspunde de pregătirea profesională a personalului din subordine;

d) analizează trimestrial activitatea Serviciului Public Comunitar de Evidenta a Populatiei şi indicatorii de performanţă stabiliţi de consiliul local ;

e) asigură ordinea interioară şi disciplina în rândul salariatilor, având dreptul să propună acordarea de recompense şi aplicarea de sancţiuni în condiţiile legii;

f) îndeplineşte orice alte atribuţii stabilite prin lege;

g) asigura si raspunde de realizarea atributiilor serviciului prevazute la art. 12.

(2) În exercitarea atribuţiilor ce-i revin, directorul Serviciului Public Comunitar de Evidenta a Populatiei emite decizii, cu caracter obligatoriu pentru întreg personalul din subordine.

ATRIBUTIILE SERVICIULUI DE EVIDENTA A PERSOANEI

Art. 17 – Pe linie de evidenta a persoanelor si eliberare a actelor de identitate, de eliberare a pasapoartelor, a permiselor de conducere, a certificatelor de inmatriculare si a placilor cu numere de inmatriculare a vehiculelor, de informatica, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor are urmatoarele principale atributii :

- pe linie de evidenta a persoanelor si eliberare a actelor de identitate:

a) Organizeaza activitatea de eliberare a actelor de identitate si a cartilor de alegator, sens in care primeste, analizeaza si solutioneaza cererile pentru eliberarea cartilor de identitate, stabilirea, restabilirea ori schimbarea domiciliului, precum si acordarea vizei de resedinta, in conformitate cu prevederile legale;

b) Pentru indeplinirea intocmai a atributiilor si sarcinilor din competenta, raspunde de aplicarea intocmai a dispozitiilor legale, a ordinelor si instructiunilor care reglementeaza activitatea pe linia regimului de evidenta a persoanelor;

c) Inregistreaza toate cererile, in registrele corespunzatoare fiecarei categorii de lucrari, in conformitate cu prevederile metodologiei de lucru;

d) Raspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare si inscrise in formularele necesare eliberarii actelor de identitate;

e) Colaboreaza cu formatiunile de politie organizand in comun actiuni si controale la locuri de cazare in comun, hoteluri, moteluri, campinguri si alte unitati de cazare turistica, in vederea identificarii persoanelor nepuse in legalitate pe linie de evidenta a populatiei, precum si a celor urmarite in temeiul legii;

f) Asigura aplicarea mentiunilor corespunzatoare in actele de identitate ale cetatenilor fata de care s-a luat masura interdictiei de a se afla in anumite localitati sau de a parasi localitatea de domiciliu;

g) Identifica pe baza mentiunilor operative elementele urmarite, cele cu interdictia prezentei in anumite localitati etc. si anunta unitatile de politie in vederea luarii masurilor legale ce se impun;

h) Inmaneaza actele de identitate titularilor care au solicitat eliberarea acestora;

i) Actualizeaza Registrul permanent de evidenta a populatiei cu informatiile din cererile cetatenilor pentru eliberarea actului de identitate, precum si din comunicarile autoritatilor publice prevazute de lege;

j) Desfasoara activitati de primire, examinare si rezolvare a petitiilor cetatenilor;

k) Asigura colaborarea si schimbul permanent de informatii cu unitatile operative ale Ministerului Administratiei si Internelor, in scopul realizarii operative si de calitate a sarcinilor comune ce le revin, in temeiul legii;

l) Formuleaza propuneri pentru imbunatatirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc.;

m) Intocmeste situatiile statistice, sintezele ce contin activitatile desfasurate lunar, trimestrial si anual, in cadrul serviciului, precum si procesele-verbale de scadere din gestiune;

n) Raspunde de activitatile de selectionare, creare, folosire si pastrare a arhivei specifice;

o) Solutioneaza cererile formatiunilor operative din M.A.I., S.R.I., S.P.P., Justitie, Parchet, M.Ap.N., persoane fizice si juridice, privind verficarea si identificarea persoanelor fizice;

p) Organizeaza, asigura conservarea si utilizeaza, in procesul muncii, evidentele locale;

q) Elibereaza acte de identitate persoanelor internate in unitati sanitare si de protectie sociala, precum si celor aflate in arestul unitatilor de politie ori in unitati de detentie din zona de responsabilitate;

r) Acorda sprijin in vederea identificarii operative a persoanelor internate in unitati sanitare, ce nu poseda asupra lor acte de identitate;

s) Asigura securitatea documentelor de serviciu;

t) Indeplineste orice alte atributii stabilite de lege sau conducerea serviciului.

- pe linie de eliberare a pasapoartelor, a permiselor de conducere, a certificatelor de inmatriculare si a placilor cu numere de inmatriculare a vehiculelor

a) Primeste cererile si documentele necesare in vederea eliberarii si preschimbarii pasapoartelor simple, includerii minorilor in pasapoartele parintilor, eliberarii si preschimbarii permiselor de conducere auto, a certificatelor de inmatriculare si a placilor cu numere de inmatriculare a vehiculelor, pentru cetatenii care domiciliaza in raza de competenta;

b) Trimite serviciilor publice comunitare pentru eliberarea si evidenta pasapoartelor, respectiv serviciilor publice comunitare regim permise de conducere si inmatriculare a vehiculelor, cererile si documentele necesare in vederea producerii pasapoartelor simple, permiselor de conducere, certificatelor de inmatriculare a vehiculelor si placilor cu numere de inmatriculare a vehiculelor;

c) Preia de la serviciile publice comunitare competente pasapoartele simple, permisele de conducere, certificatele de inmatriculare a vehiculelor si placile cu numere de inmatriculare a vehiculelor in vederea inmanarii lor catre solicitanti;

d) Inmaneaza pasapoartele, permisele de conducere auto, certificatele de inmatriculare si placile cu numere de inmatriculare a vehiculelor, titularilor care au solicitat eliberarea acestora;

e) Raspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare si inscrise de cetateni in formularele utilizate pentru eliberarea pasapoartelor, permiselor de conducere auto si certificatelor de inmatriculare;

f) Tine registrele de evidenta pentru fiecare categorie de documente eliberate;

g) Indeplineste orice alte atributii stabilite de lege sau conducerea serviciului.

- pe linie de informatica:

a) Actualizeaza Registrul permanent de evidenta a populatiei local cu datele privind persoana fizica in baza comunicarilor inaintate de ministere si alte autoritati ale administratiei publice centrale si locale, precum si a documentelor prezentate de cetateni cu ocazia solutionarii cererilor acestora;

b) Preia in Registrul permanent de evidenta a populatiei datele privind persoana fizica in baza comunicarilor nominale pentru nascutii vii, cetateni romani, ori cu privire la modificarile intervenite in statutul civil al persoanelor in varsta de 0 – 14 ani, precum si actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaratiile din care rezulta ca persoanele decedate nu au avut acte de identitate;

c) Preia imaginea cetatenilor care solicita eliberarea actelor de identitate si a pasapoartelor;

d) Actualizeaza datele si pregateste lotul in vederea producerii cartilor de identitate si a pasapoartelor;

e) Copiaza pe dischete sau CD lotul cu cererile pentru producerea cartilor de identitate si a pasapoartelor si completeaza fisa de insotire a locului si celelalte evidente;

f) Opereaza in baza de date locala data inmanarii cartii de identitate;

g) Executa activitati pentru intretinerea preventiva a echipamentelor din dotare;

h) Evidentiaza incidentele de hard-soft si de aplicatie;

i) Clarifica neconcordantele dintre nomenclatorul arterelor de circulatie si situatia din teren, respectiv din documentele cetatenilor;

j) Rezolva erorile din baza de date locala ( constatate cu ocazia unor verificari sau semnalate de alti utilizatori);

k) Salveaza si arhiveaza pe suport magnetic, fisierul de imagini pentru loturile de carti de identitate;

l) Furnizeaza, in conditiile legii, datele de identificare si de adresa ale persoanei catre autoritatile si institutiile publice centrale, judetene si locale, agentii economici si catre cetateni, in cazul in care sunt necesare prelucrari de date in sistem informatic;

m) Intocmeste listele electorale permanente;

n) Administreaza reteaua si domeniul sistemului informatic pe probleme de competenta serviciului public comunitar local;

o) Desfasoara activitati de studiu si documentare tehnica, in scopul cunoasterii tehnologiilor in domeniul informatic si a posibilitatilor de implementare a acestora in cadrul sistemului informatic local;

p) Colaboreaza cu specialistii structurilor informatice interconectate la bazele de date comune ale Ministerului Administratiei si Internelor, in vederea asigurarii utilizarii datelor in conformitate cu prevederile legale;

q) Executa operatii de instalare a sistemelor de operare software-ului de baza si de aplicatie pe echipamentele de calcul care compun sistemul informatic local si participa la depanarea si repunerea in functiune a echipamentelor de calcul, impreuna cu specialistii firmei care asigura asistenta tehnica in cadrul contractelor de service al echipamentelor de calcul, de comunicatie si softaware;

r) Asigura protectia datelor si informatiilor gestionate si ia masuri de prevenire a scurgerii de informatii clasificate si secrete de serviciu;

s) Executa alte sarcini dispuse de conducerea serviciului sau prevazute de lege.

ATRIBUTIILE SERVICIULUI DE STARE CIVILA

Art. 18

Pe linie de stare civila, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor are urmatoarele principale atributii :

a) Intocmeste, la cerere sau din oficiu - potrivit legii, actele de nastere, de casatorie si de deces si elibereaza certificate doveditoare ;

b) Inscrie mentiuni, in conditiile legii si ale metodologiilor, pe marginea actelor de stare civila aflate in pastrare si trimite comunicari de mentiuni pentru inscriere in registre, exemplarul I sau II, dupa caz ;

c) Pentru indeplinirea intocmai a atributiilor si sarcinilor din competenta, raspunde de aplicarea intocmai a dispozitiilor legale, a ordinelor si instructiunilor care reglementeaza activitatea pe linia regimului de stare civila ;

d) Inregistreaza toate cererile in registrele corespunzatoare fiecarei categorii de lucrari, in conformitate cu prevederile metodologiei de lucru;

e) Raspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare si inscrise in formulare ;

f) Elibereaza extrase de pe actele de stare civila, la cererea autoritatilor, precum si dovezi privind inregistrarea unui act de stare civila, la cererea persoanelor fizice ;

g) Trimite structurii informatice din cadrul directiei, pana la data de 5 a lunii urmatoare inregistrarii, comunicarile nominale pentru nascutii vii, cetateni romani, ori cu privire la modificarile intervenite in statutul civil al persoanelor in varsta de 0-14 ani, precum si actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaratiile din care rezulta ca persoanele decedate nu au avut acte de identitate ;

h) Trimite centrelor militare, pana la data de 5 a lunii urmatoare inregistrarii decesului, livretul militar sau adeverinta de recrutare a persoanei supuse obligatiilor militare ;

i) Intocmeste buletine statistice de nastere, de casatorie si de deces, in conformitate cu normele Institutului National de Statistica pe care le trimite, lunar, Directiei Judetene de Statistica ;

j) Ia masuri de pastrare in conditii corespunzatoare a registrelor si certificatelor de stare civila pentru a evita deteriorarea sau disparitia acestora ;

k) Atribuie codul numeric personal, pe baza listelor de coduri precalculate, pe care le arhiveaza si le pastreaza in conditii depline de securitate ;

l) Propune anual, necesarul de registre, certificate de stare civila, formulare, imprimate auxiliare si cerneala speciala, pentru anul urmator, si il comunica Serviciului Public Comunitar Judetean de evidenta a persoanelor ;

m) Se ingrijeste de reconstituirea prin copiere a registrelor de stare civila pierdute ori distruse - partial sau total - dupa exemplarul existent, certificand exactitatea datelor inscrise ;

n) Ia masuri de reconstituire sau intocmire ulterioara a actelor de stare civila, in cazurile prevazute de lege ;

o) Inainteaza serviciului public comunitar judetean de evidenta a persoanelor exemplarul II al registrelor de stare civila, in termen de 30 de zile de la data cand toate filele din registru au fost completate, dupa ce au fost operate toate mentiunile din exemplarul I ;

p) Sesizeaza imediat serviciul judetean de specialitate, in cazul disparitiei unor documente de stare civila cu regim special ;

q) Primeste cererile si efectueaza verificari cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativa si transcrierea certificatelor de stare civila procurate din strainatate ;

r) La solicitarea instantelor, efectueaza verificari cu privire la anularea, completarea, rectificarea ori modificarea actelor de stare civila, declararea disparitiei sau a mortii pe cale judecatoreasca si inregistrarea tardiva a nasterii ;

s) Desfasoara activitati de primire, examinare, evidenta si rezolvare a petitiilor cetatenilor ;

t) Asigura colaborarea si schimbul permanent de informatii cu unitatile operative ale M.A.I., in scopul realizarii operative si de calitate a sarcinilor comune ce-i revin in temeiul legii ;

u) Formuleaza propuneri pentru imbunatatirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc. ;

v) Intocmeste situatiile statistice, sintezele ce contin activitatile desfasurate lunar, trimestrial si anual, in cadrul directiei, precum si procesele-verbale de scadere din gestiune ;

w) Raspunde de activitatile de selectionare, creare, folosire si pastrare a arhivei ;

x) Executa actiuni si controale cu personalul propriu sau in colaborare cu formatiunile de ordine publica, in unitatile sanitare si de protectie sociala, in vederea depistarii persoanelor a caror nastere nu a fost inregistrata in registrele de stare civila si a persoanelor cu identitate necunoscuta ;

y) Colaboreaza cu formatiunile de politie pentru identificarea unor cadavre si persoane cu identitate necunoscuta, precum si a parintilor copiilor abandonati ;

z) Indeplineste orice alte atributii stabilite de lege sau conducerea serviciului.

Atributiile biroului financiar-contabil

Art. 19 - Pe linie de financiar-contabil, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor are urmatoarele principale atributii :

a) Intocmeste bugetul de venituri si cheltuieli pe care il supune spre avizare directorului executiv si spre aprobare Consiliului Local.

b) Informeaza lunar conducerea Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor cu privire la situatie economico-financiara inregistrata.

c) Intocmeste balanta lunara de verificare, darea de seama contabila trimestriala si contul anual de executie cu anexele prevazute normele Ministerului Finantelor Publice.

d) Organizează evidenţa contabilă a creanţelor (clienţi şi debitori), emiterea documentelor legale de încasare la termenele prevăzute în actele care au generat creanţele în cauză şi urmărirea încasării acestora, inclusive majorările şi penalităţile legale de întârziere, răspunzând solidar cu personalul vinovat de neîncasarea acestora conform prevederilor legale în vigoare;

e) Informează conducerea Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor cu privire la situaţia economico-financiară;

f) Exercită controlul financiar preventiv propriu pentru documente în conformitate cu prevederile legale;

g) Ia măsuri ca actele reprezentând cheltuieli fără viza de control preventiv să nu se înregistreze în contabilitatea Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor;

h) Asigură participarea personalului la efectuarea inventarierii patrimoniului şi stabilirea diferenţelor (plusuri şi minusuri), rezultate în urma acesteia;

i) Asigură înregistrarea în contabilitate a diferenţelor înregistrate în urma inventarierii şi ia măsurile de regularizare a evidenţelor;

j) Asigură întocmirea statelor de plată a salariilor şi a altor drepturi cuvenite salariaţilor din cadrul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor;

k) Asigură întocmirea listelor de pontaj şi a statelor de funcţiuni, împreună cu inspectorul de personal, din care se preiau elementele componente privind încadrarea şi salarizarea angajaţilor;

l) Intocmeşte lunar deconturile privind costurile efective aferente serviciilor prestate de Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor;

m) Intocmeşte balanţa lunară de verificare şi darea de seamă trimestrială;

n) Participă şi răspunde solicitărilor organelor de control pe timpul efectuării controlului economico-financiar şi de gestiune;

o) Organizează, coordonează şi asigură desfăşurarea în bune condiţii a activităţii de încasare a veniturilor şi organizarea activităţii prin casierie;

p) Indeplineste orice alte atributii stabilite de lege sau conducerea serviciului.

ATRIBUTIILE COMPARTIMENTULUI JURIDIC,

RESURSE UMANE, RELATII CU PUBLICUL

Art. 20 - Pe linie de juridic, resurse umane, relatii cu publicul, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor are urmatoarele principale atributii :

- pe linie de juridic:

a) Informează permanent conducerea Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor cu privire la apariţia unor acte normative de interes în realizarea obiectului de activitate;

b) Tine evidenţa dosarelor, termenelor;

c) Asigură reprezentarea Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor în faţa instanţelor judecătoreşti;

d) Asigură asistenţa juridică tuturor compartimentelor din cadrul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor;

e) Intocmeşte acţiuni, întâmpinări, răspunsuri, precizări în dosarele existente pe rol la instanţele judecătoreşti, verifică proiectele de contracte;

f) Verifică legalitatea contractelor întocmite şi semnează în acest sens;

g) Redactează răspunsuri pe linie de contencios administrativ;

h) Indeplineşte şi alte sarcini dispuse de conducere sau de Consiliul Local ;

i) Indeplineste orice alte atributii stabilite de conducerea serviciului sau prevazute de lege.

- pe linie de resurse umane

a) Asigura aplicarea reglementarilor legale privind salarizarea personalului din Serviciul Public Comunitar de Evidenta a Populatiei;

b) Intocmeşte proiectul de hotarâre pentru aprobarea de către Consiliul Local al municipiului Ploieşti a organigramei, statelor de funcţii şi de personal, împreună cu anexele legale;

c) In colaborare cu Serviciul Financiar-Contabilitate stabileşte necesarul fondului de salarii şi alte drepturi de personal, în vederea înscrierii în proiectul de buget si urmăreşte folosirea eficientă şi în conformitate cu prevederile legale a acestuia;

d) Efectuează lucrările privind evidenţa şi mişcarea personalului din Serviciul Public Comunitar de Evidenta a Populatiei;

e) Intocmeşte proiectele de dispoziţii şi celelalte lucrări privind încadrarea şi promovarea în muncă şi de verificare a îndeplinirii de către solicitanţi a condiţiilor prevăzute de lege.

f) Efectuează lucrările legate de încadrarea, pensionarea şi încetarea contractului de muncă, pentru personalul contractual din cadrul Serviciul Public Comunitar de Evidenta a Populatiei;

g) Efectuează lucrările legate de încadrarea, suspendarea, transferarea, pensionarea şi încetarea raportului de muncă, pentru funcţionarii publici din cadrul Serviciului Public Comunitar de Evidenta a Populatiei;

h) Asigură întocmirea, completarea şi păstrarea carnetelor de muncă ale salariaţilor din Serviciul Public Comunitar de Evidenta a Populatiei

i) Se ocupă de înregistrarea şi păstrarea fişelor de evaluare a performanţelor profesionale ale personalul contractual, a rapoartelor de evaluare ale funcţionarilor publici şi a fişelor posturilor;

j) Organizează în luna decembrie pentru anul următor, programarea concediilor de odihna ale salariaţilor şi urmăreşte efectuarea acestora;

k) Tine evidenţa zilelor de concediu medical, concediu de odihnă, concediului de studii şi a concediului fără plată pentru salariaţii Serviciului Public Comunitar de Evidenta a Populatiei şi verifică foile de pontaj întocmite de şefii de compartimente;

l) Intocmeşte note de concediu privind concediul de odihnă, concediul medical, concediul fără plată şi concediul acordat pentru studiile salariaţiilor Serviciului Financiar;

m) Eliberează adeverinţe solicitate de personalul din cadrul Serviciului Public Comunitar de Evidenta a Populatiei privind încadrarea, veniturile realizate, popriri, împrumuturi C.A.R, giranti, etc.

n) Elibereaza si tine evidenta legitimatiilor de serviciu a salariatilor;

o) Organizeaza concursuri si examene în vederea ocuparii posturilor vacante;

p) Raspunde de organizarea si functionarea, potrivit legii, a comisiei de încadrare; asigura secretariatul acestei comisii;

q) Intocmeste si tine evidenta salariatelor care sunt în concediu pentru îngrijirea copiilor pâna la 2 ani;

r) Intocmeste contractele de munca si urmareste respectarea lor legala;

s) Intocmeste si tine evidenta Registrului general de evidenta a salariatilor privind evidenta personalului contractual al Serviciului Public Comunitar de Evidenta a Populatiei;

t) Asigura intocmirea, completarea si pastrarea dosarelor profesionale si personale ale functionarilor publici ai Serviciului Public Comunitar de Evidenta a Populatiei;

u) Tine evidenta declaratiilor de avere;

v) Intocmeste si tine evidenta Listei pentru avansare si promovare a functinarilor publici;

w) Elibereaza la cerere copii dupa carnetele de munca solicitate de salariati;

x) Intocmeste si tine evidenta ecusoanelor salariatilor;

y) Intocmeste Registrul pentru evidenta datelor personale ale salariatilor;

z) Exercita si alte atributii stabilite prin lege sau alte acte normative, prin hotarâri ale Consiliului local sau dispozitii ale primarului şi directorului executiv;

aa) Indeplineste orice alte atributii stabilite de lege sau conducerea serviciului.

- pe linie de Secretariat, Relatii cu Publicul

a) Primeste, inregistreaza si tine evidenta ordinelor, dispozitiilor, instructiunilor, regulamentelor, stampilelor si sigiliilor, asigurand repartizarea lor in cadrul serviciului;

b) Verifica modul in care se aplica dispozitiile legale cu privire la apararea secretului de stat si de serviciu, modul de manipulare si de pastrare a documentelor secrete;

c) Asigura inregistrarea intrarii/iesirii tuturor documentelor si clasarea acestora in vederea arhivarii acestora ;

d) Repartizeaza corespondenta, o preda dupa executarea operatiunilor de inregistrare in registrele special destinate;

e) Expediaza corespondenta;

f) Asigura primirea si inregistrarea petitiilor si urmareste rezolvarea acestora in termenul legal;

g) Organizeaza si desfasoara activitatea de primire in audienta a cetatenilor de catre conducerea serviciului sau lucratorul desemnat;

h) Centralizeaza principalii indicatori realizati, verifica modul de indeplinire a sarcinilor propuse si intocmeste sintezele, situatiile comparative si analizele activitatilor desfasurate periodic ;

i) Transmite serviciului public comunitar de evidenta a persoanelor, judetean, sintezele si analizele intocmite;

j) Indeplineste orice alte atributii stabilite de conducerea serviciului sau prevazute de lege..

Atributiile compartimentului administrativ-intretinere

Art. 21 - Pe linie de administrativ-intretinere, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor are urmatoarele principale atributii :

a) Gestioneaza resursele materiale si de dotare necesare activitatii proprii;

b) Asigura pastrarea si conservarea patrimoniului imobiliar al serviciului prin mentinerea durabilitatii, functionalitatii si sigurantei in exploatare a contructiilor ;

c) Asigura mentinerea curateniei si ordinii in cladiri si celelalte suprafete aflate in administrarea serviciului ;

d) Intocmeste necesarul de echipament (inclusiv de protectie) pentru personalul serviciului si raspunde de distribuirea acestuia ;

e) Coordoneaza, indruma si controleaza incadrarea in prevederile legale a modului de folosire a mijloacelor de transport din dotare, incadrarea conducatorilor auto si a personalului care conduce mijloacele auto din inzestrare, in normele alocate, precum si efectuarea testarii periodice in domeniu ;

f) Executa controlul operativ curent pentru asigurarea materiala si godpodarirea judicioasa a mijloacelor materiale si financiare;

g) Asigura efectuarea inventarierii generale si periodice a bunurilor materiale aflate in dotarea serviciului, stabilirea vinovatilor pentru eventualele lipsuri constatate si luarea masurilor legale pentru recuperarea pagubelor;

h) Raspunde de intocmirea documentelor privind scoaterea din functiune, transmiterea fara plata, valorificarea sau casarea bunurilor materiale din dotare;

i) Asigura constituirea fondului arhivistic neoperativ al biroului, din documentele rezultate din activitatea de profil ;

j) Indeplineste orice alte atributii stabilite de lege sau conducerea serviciului.

CAPITOLUL III – Gestiunea economico-financiară şi asigurarea tehnico-materială a ServiciulUI Public Comunitar Local de EvidenTA a Persoanelor

Art. 22	Serviciul Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor îşi desfăşoară activitatea pe bază de buget propriu de venituri şi cheltuieli, aprobat de Consiliul Local. Organizarea şi conducerea evidenţei contabile, atât a veniturilor, cât şi a cheltuielilor se face pe domenii şi categorii de activitate, iar în cazul acestora pe articole şi alineate în clasificaţia funcţională şi economică, potrivit bugetului aprobat în conformitate cu prevederile punctelor 160 şi 168 din Regulamentul privind aplicarea Legii contabilităţii nr. 82/1991, cu modificările şi completările ulterioare.
Art. 23	Finanţarea cheltuielilor Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor se asigură din următoarele surse: a) venituri proprii; b) subventii de la bugetul de stat; c) subvenţii de la bugetul local. Pentru efectuarea controlului operaţiunilor de încasări şi plăţi, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor are cont propriu de venituri, cheltuieli şi disponibilităţi, deschis la Trezoreria Municipiului Ploieşti.
Art. 24	(1) Veniturile proprii provin din sumele incasate din activitatea de eliberare a documentelor prin valorificarea documentelor utilizate si prin furnizarea informatiilor si datelor stabilite prin lege. (2) Finanţarea cheltuielilor curente şi de capital ale Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor se face conform prevederilor Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr. 45/2003, privind finanţele publice locale şi a Legii bugetului de stat. (3) Excedentele rezultate din execuţia bugetului Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor se regularizează cu bugetul local, la sfârşitul anului. (4) Execuţia de casă a bugetului Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor se efectuează prin unitatea teritorială a Trezoreriei Statului (Trezoreria Ploieşti). (5) In cazul în care finanţarea cheltuielilor curente si de capital s-a asigurat integral din veniturile proprii, excedentele anuale rezultate din execuţia bugetului Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor rămân la dispoziţia acesteia, urmând a fi folosite cu aceeaşi destinaţie, raportându-se în anul următor. (6) In cursul exerciţiului bugetar se pot face rectificări ale bugetului de venituri şi cheltuieli.
Art. 25	Contabilitatea Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor este organizată şi condusă de către aceasta până la nivel de dare de seamă inclusiv şi este parte componentă a contabilităţii generale a Consiliului Local al Municipiului Ploieşti. Corespunzător celor de mai sus, Serviciul Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor întocmeşte lunar balanţa de verificare a conturilor sintetice, trimestrial darea de seamă contabilă şi anual contul de execuţie cu anexele prevăzute de normele aprobate de Ministerul Finanţelor Publice pentru investiţiile publice finanţate de la bugetul local şi din veniturile extrabugetare; situaţiile întocmite vor fi predate Direcţiei Economice din cadrul Primăriei Municipiului Ploieşti.

CAPITOLUL V – DISPOZITII FINALE

Art. 26	Atributiile functionarilor publici si a personalului contractual din cadrul serviciului public vor fi prevazute in fisele postului.
Art. 27	Personalul Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor este obligat sa cunoasca si sa aplice intocmai, prevederile prezentului regulament.